Sin importar el motivo, el tamaño, ni al público al que va dirigido, los eventos corporativos son siempre una carta de presentación de las empresas. Aspectos como la selección del lugar, la organización y la decoración, influyen en cómo los distintos stakeholders perciben a la compañía.

Para organizar un buen evento empresarial no se requiere de un gran despliegue ni tampoco de un presupuesto holgado, simplemente el destinar tiempo necesario para realizar un correcto diagnóstico de lo que queremos, una adecuada planeación y esforzarnos en cuidar hasta el mínimo detalle.

Diagnóstico. Es la etapa previa en la que se definen los objetivos: ¿Por qué y para qué es el evento? ¿Qué buscamos con su realización y a qué público apuntamos? El planteamiento de estas preguntas, ayudarán a formarnos una idea más clara de si realmente es necesario hacerlo, o qué tipo de programa sería el más adecuado.

Forma del acto: Una vez definidos los objetivos, podemos pensar en dónde sería el evento, cómo lo imaginamos, en qué espacio lo haríamos, qué fecha, cuánto duraría y qué presupuesto tendríamos destinado para realizarlo en función de la cantidad de invitados.

En este punto la selección de la locación es clave, ya que siempre deberíamos buscar que el entorno elegido transmita la esencia de la empresa, o lo que ésta desee proyectar.

Asimismo, es indispensable que el lugar cuente con premisas básicas como: disponibilidad, facilidad de acceso, instalaciones y servicios acorde a lo que requerimos (parqueaderos, comunicaciones, alojamiento, transporte, climatología, entre otros).

La selección de la fecha y hora también debe ser estudiada. Para contar con la asistencia deseada es indispensable evitar que nuestro acto coincida con un evento político, social o deportivo de envergadura.

Invitación: Se establece quién invita (la empresa, el presidente, la marca comercial…), mediante qué formato se va a entregar la invitación, si contará con diseño, si será entregada de manera física o por otro canal.

En este caso, es recomendable que las invitaciones sean personalizadas para generar un vínculo más emotivo con las personas a quienes se la estrechamos. Éstas deben entregarse con un mes de antelación y mínimo 15 días antes de efectuarse el evento. Además, debe haber una persona encargada de realizar la confirmación de asistencia.

Preparación: La elaboración de un cronograma y programa, nos ayudan a tener un control total de nuestro evento.

El cronograma detalla las actividades, fechas y responsables (persona encargada de reservar el salón, persona hacer seguimiento a las invitaciones, persona cotizar y contratar proveedores -iluminación, sonido, catering, decoración-, persona encargada de recibir a los invitados, entre otras funciones).

Por otro lado, el programa se encarga en detalle de cómo se va a desarrollar el evento en función de la participación de nuestros invitados. Para darnos una idea: 8H30 recepción de acreditaciones, 9H00 bienvenida a los asistentes por parte del presidente de la compañía, 10H00 pausa/café.

En el caso del programa, debemos evitar la improvisación. Tenemos que evaluar bien la situación, adelantándonos a posibles contratiempos (todo debe estar medido y pautado). Es por este motivo que se recomienda destinar entre 3 a un 5 por ciento del presupuesto total disponible para posibles imprevistos.