Una convocatoria de medios exitosa permitirá ampliar la difusión de tus noticias y además estrechar las relaciones con los periodistas; sin embargo, esta no es una tarea sencilla. Es por eso que te compartimos las siguientes recomendaciones para lograr una buena cobertura:

Propón un tema relevante

Pregúntate si la información que vas a compartir es suficientemente atractiva para los periodistas. ¿Les aporta algo nuevo? ¿Es un tema noticiable?

Elige el momento preciso

Ten en consideración el flujo de trabajo de los medios para definir el día y la hora que más se ajuste a su disponibilidad. Usualmente las primeras horas de la mañana no son recomendadas ya que las redacciones están organizando agendas y emitiendo los noticieros matutinos. Tampoco se sugiere hacer invitaciones los días lunes, en tanto se emplean para la planificación semanal; exceptuando eventos coyunturales.

Define el formato

Si bien los periodistas acuden a los eventos a trabajar, es importante ofrecerles una experiencia positiva. Elige una locación cómoda para ellos y cuando sea posible, bríndales comida, merchandising u otros alicientes.

Además, con las condiciones actuales de redacciones disminuidas en personal, prevén hacer transmisiones en vivo de las intervenciones de tus voceros para aquellos periodistas a quienes se les dificulta trasladarse.

Facilita herramientas de comunicación

Ten siempre presente el trabajo de los periodistas y sus requerimientos: información, datos, fotografías y videos. Prepara un kit de medios para entregarles en el sitio, el cual debe contener un boletín de prensa y citas de los voceros clave. Posteriormente y lo más pronto que puedas, envíales el registro audiovisual del evento para acompañar sus notas en caso de que no cuenten con fotógrafo o camarógrafo.

Convoca por distintas vías

Una convocatoria de medios debe realizarse a través del correo electrónico en primera instancia. Si es más formal, también se puede enviar invitación física y personalizada a los periodistas. Dales seguimiento por WhatsApp o llamada telefónica.

A parte de estos consejos, es importante mantener una relación permanente y cordial con los medios de comunicación para que tus estrategias de relaciones públicas sean efectivas y exitosas.