Como sabemos, las relaciones públicas son un conjunto de acciones que tienen como fin fortalecer vínculos con los diferentes grupos objetivos de una empresa, principalmente con los medios de comunicación para que proporcionen su ayuda con la difusión oportuna de boletines, notas de prensa y entrevistas.

Por esta cercanía y gestión mediática, es importante que un relacionista público tenga organizada y actualizada la información de contacto de periodistas de los diferentes medios (escritos, radiales, televisivos, digitales) con los que habrá interacción. Para esto, la herramienta principal que pueden utilizar es la base de datos, pero, ¿cómo empezar a elaborar una?.

En primera instancia, se requiere que la persona que trabaje con esta herramienta tenga conocimiento de los medios, habilidad y paciencia para recolectar los datos requeridos y que procure organizar esta información de manera sistemática, ágil y completa:

Investigación: Es necesario buscar información general sobre el medio y verificar si sus temas o secciones son favorables y útiles para la organización. Por ejemplo, si es una empresa de salud, es bueno conseguir contactos de periodistas del área médica de un medio; si es una empresa de alimentación, contactos de revistas familiares, suplementos nutricionales, etc. Si una sección del medio se acopla a las necesidades o línea de la empresa, es prudente conseguir los datos de contacto de los periodistas de esa área para enviarles información de utilidad.
Llamadas telefónicas: El tiempo de los periodistas es limitado, por eso cuando se haga una llamada para actualizar datos se debe realizar una presentación rápida, concisa y amable para generar la conversación y obtener la información requerida. De esa manera comienza la relación con el medio.
Información de contacto: Es importante saber qué información se solicitará a los periodistas. Usualmente se requiere su nombre correctamente escrito, su cargo en el medio, números de teléfono convencional y celular, mail institucional, ciudad y en ocasiones dirección de oficina, para cuando la empresa envía obsequios por fechas especiales o campañas.
Orden y observaciones: Tener un orden y mantener la información actualizada es primordial en una base de datos. Usualmente las bases de datos están organizadas mediante tablas con diferentes campos que permiten encontrar fácilmente la información cuando se busca. Una recomendación adicional es colocar un campo llamado “observaciones” o “comentarios” en el que se registre detalles del periodista: preferencias en entrevista (virtual, telefónica, presencial), características profesionales, gustos sobre temas específicos, o lo que se crea relevante.
Apoyo digital: En la web existen diversas opciones de plataformas, de pago y gratuitos, para la creación de la base de datos y sistemas de administración de clientes (CRM). Pero si se desea una alternativa más fácil y directa, se puede utilizar un Excel, una hoja de cálculo en Google Drive u otro programa y simplemente dividir en las columnas requeridas y rellenar con la información que se vaya recolectando.

Con estas recomendaciones básicas es probable que se pueda armar una base de datos útil y acorde a las necesidades de un relacionista público o agencia de comunicaciones. Esta herramienta es clave a la hora de contactar a los medios para la difusión oportuna de información.