1. Adaptarse al público
Ante una audiencia remota, que es lo que plantean los eventos virtuales, es necesario entender cómo ésta se comporta y cuáles son sus prioridades. Para ello es recomendable elaborar una lista de preguntas que permitirá acercarnos a sus intereses.
¿Han participado anteriormente en un evento virtual?
¿Sobre qué temas les gustaría conocer más?
¿Qué tipo de destrezas o habilidades requieren conocer para su actividad?
¿A qué tipo de actividad responden mejor?
Responder un cuestionario es clave para obtener información útil antes de plantear un evento virtual.
2. Escoger el formato
Saber si necesitamos una reunión, una conferencia online o un taller de training virtual es el primer paso. Tener claro qué es lo que queremos/sabemos hacer y qué queremos transmitir a nuestro público es fundamental.
En ese sentido, el objetivo es ofrecer a los asistentes una experiencia útil, de acuerdo a sus necesidades; con eso en mente se debe elegir el formato.
3. Promoción del evento
Se requiere hallar la mejor manera de promocionar nuestro evento. Las redes sociales nos ofrecen funciones diversas para este objetivo.
Lo interesante es entender que podemos echar mano de todas las posibilidades que nos entrega Facebook, Instagram, WhatsApp, Twitter, Google, etc. para realizar una promoción sostenida y estratégica. Estas herramientas nos permiten tener el mayor alcance posible con la segmentación correspondiente.
4. Elegir la herramienta correspondiente.
Seleccionar la herramienta a utilizar o el proveedor que se encargará de la organización del evento virtual es un paso fundamental. Hay un par de aspectos a considerar:
Aspecto técnico: Habrá que preguntarse qué soporte tecnológico se requiere para asegurar que no haya problemas que dificulten la conexión o que limiten la experiencia de los usuarios.
Aspecto creativo: Se trata de pensar en la mejor manera para transmitir el mensaje de un modo que resuene en los asistentes. Debemos identificar qué recursos de comunicación (gráficos, audiovisuales) utilizaremos para encantar a los participantes y poder mantener su atención. Por lo tanto, se trata de seleccionar una herramienta o proveedor que sea capaz de transmitir todos los formatos y recursos que voy a utilizar.
